事務作業の効率化・自動化（AI・Googleフォーム・スプレッドシート）毎月の面倒を、1つずつ小さな仕組みに。
申し込みへの返信、回答の集計、フォルダの作り直し。
くり返している手作業を1つ選んで、AIやGoogleの道具で軽くします。
金沢から、オンラインで全国のご相談をお受けしています。
こんにちは。アスカネットの飛鳥です。
金沢市で、マッサージ師をしたり、個人事業者や団体の発信や運営の支援を、AIをフル活用して行っています。
自分の仕事も、関わっている団体の事務も、AIと小さな仕組みで少しずつ軽くしてきました。
「うちには、ITに詳しい人がいないから」
小さな団体の事務局の方や、ひとりでお店や教室をされている方から、よく聞く言葉です。AIで何かできそうなのは分かっている。でも、何から始めればいいのか分からない。
中小企業庁の2026年版の白書でも、人の手間を減らす工夫はしていても、AIは使っていない会社に理由を聞くと、いちばん多かったのが「活用する業務がイメージできていない」でした。6割を超えています。
出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」第2-2-92図「省力化投資のうち、AIを業務で活用していない理由」（2026年4月公表。手間を減らす工夫に取り組み、AIは使っていない3,888社に聞いたもの）
実際にお話を聞いてみると、大きなシステムが必要なことは、あまりありません。
毎月くり返している面倒な作業が1つあって、そこが軽くなるだけで、ずいぶん楽になるんですよね。
何を減らすかから、一緒に決めます
お話を聞いて、まず軽くしたい作業を1つ選びます。
いまお使いの道具のままで、作ります
Googleのフォームやスプレッドシートなど、月々の費用を増やさずに作ります。
止め方と、戻し方までお渡しします
勝手に動いて困ることがないよう、確かめてから動かします。
誰でも使える手順にします
パソコンが得意でない方にも分かる、短い手順書をお付けします。
何を減らすかから、一緒に決めます
「AIで何か効率化したい」というご相談は、まず、ふだんの作業を順番に伺うところから始めます。
毎月、どんな作業をしているか。
それに、どのくらい時間がかかっているか。
どこでミスが起きそうで、ヒヤヒヤしているか。
伺っていくと、「ここが軽くなれば助かる」という作業が、たいてい1つ見えてきます。
私が事務局をしている「あうわ」視覚障害者の働くを考える会では、毎年、会員を続けるかどうかを確かめる作業がありました。メールで確かめて、返事が来たら、続ける方には振込先の案内を、やめる方にはお礼を、1通ずつお名前を入れて送ります。
ひとつひとつは単純な作業です。ただ、件数が重なると、「あの方に、まだ返していなかったかも」「別の方のお名前で送ってしまった」が起きやすくなります。
そこで、Googleフォームで回答してもらい、答えに合わせて返信のメールが自動で届く仕組みを作りました。1件ごとに数分かかっていた返信が、ほぼゼロになっています。
それ以上に大きかったのは、宛名を間違えていないかというヒヤヒヤが、なくなったことでした。
たとえば、こんな作業を仕組みにできます
- 申し込みやお問い合わせへの、自動の返信メール
- フォームの回答を、表にまとめて集計する
- くり返し書く案内メールや文章の、下書きづくり
- 年度が変わるときの、フォルダや共有の作り直し
- 会議の録音から、議事録の下書きを作る
- ホームページやSNSへの、書き写しの手伝い
1回のご依頼で作る仕組みは、1つです。あれもこれもと一度に作ると、使いこなす前に疲れてしまうので、まずは1つ動かしてみるのがおすすめです。
自分の仕事でも、毎日使っています
私自身も、くり返す作業を見つけては、小さな道具を作って軽くしています。
声で文字を入れる「KoeType」 どのアプリでも、話したことがそのまま文字になって入ります。パソコンの中だけで動くので、話した内容が外へ送られることはありません。
会議の録音を文字にする「紡 Tsumugi」 オンライン会議や講演の録音を、パソコンの中で文字に起こします。2時間の会議でも、1時間かからずに、誰が話したかまで分けて文字になります。参加している団体の議事録は、これで下書きを作っています。
お客さんの更新作業に使う、画像の保存の道具 ホームページの更新をお引き受けしているお客さんは、Facebookに載せた写真を、ホームページにも載せています。1つの投稿に写真が6枚以上あることもあり、1枚ずつ保存するのが手間でした。そこで、投稿の写真を、投稿日ごとのフォルダへまとめて保存できるようにしています。
いまお使いの道具のままで、作ります
新しいシステムを入れようとすると、毎月の利用料がかかります。小さな団体や、ひとりで仕事をしている方にとって、毎月の固定費が増えるのは、けっこう重たいと思います。
なので、Googleのフォーム、スプレッドシート、Gmail、ドライブなど、すでにお使いの道具を組み合わせて作ります。
あうわの仕組みも、Googleのアカウントだけで動いていて、月々の費用はかかっていません。
止め方と、戻し方までお渡しします
自動で動く仕組みは便利ですが、思わぬときに、思わぬ相手へメールが飛んでいくと困ります。
なので、作るときは次のことを守っています。
- 自動でメールを送ったり、公開したりする仕組みは、テストで確かめていただいてから動かします
- 止め方と、元に戻し方を、手順書に書いておきます
- もとのデータは、作る前に控えを取っておきます
- お客さんのお名前や連絡先を、黙ってAIのサービスに送る作りにはしません
- パスワードは、お預かりしません
お渡ししてから7日までは、同じ仕組みの小さな直しにお応えします。
誰でも使える手順にします
仕組みは、作った人しか分からないと、担当の方が替わったときに止まってしまいます。
なので、毎日使う方に向けて、「どこを押すと、何が起きるか」を書いた短い手順書をお付けします。
お渡しするときは、オンラインで一緒に動かしてみて、分からないところをその場で確かめます。
私は視覚障害があり、ふだんは画面の読み上げでパソコンを使っています。自分でも操作できるかを確かめながら作っているので、マウスを使わない方や、画面を大きくして使う方にも、使いやすい手順になっていると思います。
お受けしていないこと
時間をかけて丁寧にお手伝いするため、次のご依頼はお受けしていません。
- 在庫や会計、お金の支払いなど、大きな業務システムの開発
- 医療や法律、税金など、専門家の判断を自動にする仕組み
- 有料のAIサービスや、いくつものサービスをまたぐ複雑なつなぎ込み
- 「売上が何％上がる」「ミスがゼロになる」といった結果のお約束
迷ったときは、まずご相談ください。お受けできないときは、そうお伝えします。
AIを自分で使えるようになりたい方へ
「仕組みを作ってもらうより、自分でAIを使えるようになりたい」というご相談もお受けしています。
AIで自分のホームページを作ってみたい方には、作り方のご相談と、できあがったサイトが安全か、見えにくい方や高齢の方にも読みやすいかの確認をします。
仕事や団体の活動にAIを使ってみたい方には、何に使えそうかを一緒に考えて、実際に手を動かしながらお伝えします。
料金の目安
どのご依頼も、まずお話を聞いてから、お見積りをお出しします。
下の金額は、参考にしていただくための目安です。
- 1つの作業の小さな仕組み
- 29,800円〜（応相談）
- オンラインでの聞き取り、いまの流れと仕組みを入れたあとの流れの整理、仕組みづくり、手順書、一緒に動かす確認、お渡しから7日までの小さな直しを含みます。
- 仕組みの改良・追加
- 1時間5,000円が目安
- お渡ししたあとの改良や、2つ目の仕組みづくりです。作業の前にお見積りします。
- AIを使えるようになりたい方のご相談
- 1回6,000円（1時間ほど）
- オンラインで、ご自身のパソコンやスマホを使いながらお伝えします。
表示している金額は、消費税を含めた総額です。消費税を別にいただくことはありません（当方はインボイス制度の登録をしていない免税事業者です）。
お支払いの方法や取り消しの条件は、お見積りのときにメールでお渡しします（特定商取引法にもとづく表記）。
ご相談からお渡しまで
- ヒアリング（無料）
くり返している作業と、かかっている時間、困っていることを伺います。打ち合わせはオンラインで行うので、遠方の方も大丈夫です。
- ご提案とお見積り
最初に軽くする作業を1つ決めて、いまの流れと、仕組みを入れたあとの流れをお見せします。お渡しの目安日も、このときにお伝えします。
- 仕組みづくり
仕組みを作り、テスト用のデータで確かめます。
- 確認とお渡し
一緒に動かしてみて、手順書をお渡しします。自動で送る仕組みは、ここで確かめていただいてから動かします。
